Microsoft Ascend à la rescousse

Un agriculteur, une hôtesse de l'air et un cuisinier composent l'équipe technique de Deuxième Récolte. Vous pensez peut-être à une mauvaise blague… mais pas du tout. Un agriculteur, une hôtesse de l'air et un cuisinier dirigent bel et bien l'équipe technique de l'application Bouffe Récup de Deuxième Récolte.

Et grâce à la puissance incroyable de la suite Microsoft, ce trio improbable est devenu une équipe technique de choc.

En mai 2021, Deuxième Récolte a été contactée par ses partenaires de Redbit, qui lui ont proposé une opportunité unique. Dans le cadre de leur projet Ascend, Microsoft a offert à l'équipe trois jours de formation pour apprendre à développer une application sur sa plateforme Power Platform. Power Platform est une suite d'outils low-code qui permet aux non-développeurs d'agir comme des développeurs. Sans connaître le code, les utilisateurs peuvent créer des flux puissants qui automatisent les tâches, créer des applications de toutes sortes et connecter et visualiser des données bien au-delà des possibilités actuelles d'Excel. Power Platform (et les outils low-code/no-code en général) met la technologie à la portée de tous. Inutile de préciser que l'équipe a immédiatement saisi cette opportunité.

Photos, de haut en bas : Pat Joslin – Responsable du succès communautaire (agricultrice), Emily Krause – Coordinatrice du succès communautaire (hôtesse de l’air), Veronica Summerhill – Directrice du développement de produits (cuisinière)

Résolution de problèmes, construction, apprentissage

Le projet a débuté par une réunion d'une heure pour réunir les équipes et définir l'objectif du développement. L'enthousiasme était tel que nous avions une liste interminable de pistes à explorer. Notre application de récupération alimentaire possède déjà de nombreuses fonctionnalités, mais son back-end, hébergé sur Microsoft Dynamics 365 CRM, offre des possibilités infinies. Les membres de l'équipe travaillant sur l'application utilisent Dynamics quotidiennement. C'est ainsi qu'ils gèrent les dons, soutiennent les entreprises et les associations, et suivent l'avancement du projet. L'option la plus évidente était d'automatiser une tâche manuelle qu'ils effectuaient régulièrement dans Dynamics.

Nous avons finalement opté pour une solution permettant d'automatiser le travail manuel nécessaire lorsqu'une association récupère un don mais ne le vérifie pas correctement dans le système. Ce processus mobilise actuellement l'équipe environ 120 heures par mois. En automatisant l'envoi d'e-mails et la mise à jour des données, au lieu de laisser l'équipe s'en charger manuellement, nous avons pu réaliser d'importantes améliorations. De plus, nous avons choisi cette option grâce aux précieux conseils de l'équipe Microsoft, qui souhaitait s'assurer que ce projet nous permette de développer un outil riche en apprentissages. L'un des principaux objectifs de cette expérience est d'aider des organisations comme Deuxième Récolte à acquérir les outils nécessaires pour poursuivre leur développement de manière autonome.

Le hackathon était prévu sur deux jours ouvrables complets. Dès le premier jour de développement, nous avons appris que Microsoft n'avait jamais organisé de session entièrement en ligne de ce type. Nous étions ravis de pouvoir également partager notre expérience avec eux. Ensemble, nous avons trouvé un excellent équilibre entre enseignement, résolution de problèmes et, surtout, développement. Notre responsable et animateur hors pair, Anthony Bartolo, a piloté le projet, veillant à ce que nous restions sur la bonne voie et atteignions nos objectifs. April Dunham, experte de la Power Platform, nous a accompagnés dans nos prises de décision. Et Greg Hurlman, ingénieur logiciel senior, nous a aidés à résoudre les problèmes rencontrés. Grâce à cette équipe pédagogique de haut niveau, nous sommes devenus des experts de Power Automate en deux jours seulement.

Le résultat a été l'automatisation de six tâches clés que l'équipe effectue actuellement manuellement :

1. Identifier les cas où un organisme sans but lucratif déclare ne pas avoir reçu sa commande de nourriture en raison d'un changement d'horaire de collecte.
2. Créer un ticket d'assistance pour ce problème.
3. Contacter l'organisme sans but lucratif par courriel pour lui indiquer comment résoudre le problème.
4. Contacter l'entreprise par courriel pour lui indiquer comment résoudre le problème.
5. Rouvrer le dossier de don afin que l'organisme sans but lucratif puisse enregistrer les données avec précision.
6. Clôturer le ticket d'assistance une fois cette opération terminée.

Notre collaboration avec Microsoft est terminée, mais notre aventure avec Power Apps ne fait que commencer. Nous avons commencé à développer des flux supplémentaires pour automatiser plusieurs tâches manuelles. Ces flux permettent de gérer les cas où les dons ne sont pas correctement suivis, mais aussi de créer un ticket d'assistance en cas d'adresse erronée, de modifier automatiquement le statut des données collectées par nos camions, ou encore d'intégrer automatiquement les réponses d'un sondage dans un document modèle.

Nous sommes impatients de voir comment notre collaboration avec Power Platform va évoluer. Qui sait, peut-être que notre agriculteur, notre hôtesse de l'air et notre cuisinier créeront bientôt des applications personnalisées!

– Veronica Summerhill